Oleh : Wawan Wahyu Widodo, A. Md

Arsiparis Pelaksana

 

 

Perkembangan  ilmu   pengetahuan   dan  teknologi  yang  sangat     pesat     dewasa   ini membawa pengaruh terhadap kegiatan yang dilakukan  oleh setiap organisasi baik pemerintah maupun  swasta.  Kedudukan  dan  peranan  kantor  berkembang  dengan  pesat   dan  sangat menentukan  keberhasilan  suatu organisasi dalam  rangka  mencapai  tujuannya.  Kantor-kantor sekarang ini tidak lagi hanya berfungsi sebagai tempat kegiatan ketatausahaan saja, melainkan dipandang sebagai tempat pusat informasi, pusat pemikiran, dan pusat komunikasi. Secara  umum  kantor  dapat  diartikan  sebagai  tempat  dimana  dilakukan   bermacam-macam  pelaksanaan kegiatan organisasi, akan tetapi dengan perkembangan yang pesat kantor berperan sebagai pusat kegiatan penyediaan informasi guna menunjang kemudahan pelaksanaan kegiatan di segala bidang. Saat ini banyak kantor-kantor pemerintah maupun swasta yang mulai serius melakoni kegiatan pengarsipan sebagai bagian penting dalam kegiatan organisasi mereka.

Arsip mempunyai arti yang sangat penting, antara lain dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan  yaitu  untuk  membuat keputusan dan  memusnahkan kebijakan- kebijakan. Pada  dasarnya  suatu organisasi menginginkan  akan  adanya arsip  yang tertata  rapi dan tertib  guna  memudahkan  menyimpan   dan  menemukan   kembali   arsip  yang   dibutuhkan sewaktu-waktu dengan mudah, cepat dan tepat. Oleh karena itu petugas arsip harus benar-benar mampu  mengurus  dan   memelihara  arsip  untuk kepentingan  organisasi secara  menyeluruh dengan sistem penataan arsip yang baik.sistem penataan arsip yang baik.

Arsip menurut UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Suatu kantor / instansi dikatakan mempunyai sistem penataan arsip yang baik apabila telah mengenal pengelolaan arsip aktif, inaktif dan telah melaksanakan proses penyusutan arsip.

 

Pengelolaan Arsip Aktif

Menurut UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan / atau terus menerus.

Pengelolaan arsip aktif ini terjadi di unit kerja dari suatu instansi, misalnya di sekretariat, di bidang, di UPTD.

Sarana dan prasarana yang dibutuhkan yaitu Filling Cabinet, Folder, Sekat Arsip

           

Pengelolaan Arsip Inaktif

Menurut UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Pengelolaan arsip ini terjadi di unit kearsipan / record center / depo arsip / gudang.

Sarana dan prasarana yang dibutuhkan adalah ruangan record center, rak arsip, boks arsip.

 

Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip ini berdasarkan JRA ( Jadwal Retensi Arsip ).

Contoh Jadwal Retensi Arsip

( Lihat Gambar )

Dari contoh Jadwal Retensi Arsip diatas dapat disimpulkan bahwa untuk arsip laporan tahunan tahun 2016 berada di unit kerja atau sekretariat sampai tahun 2018,setelah itu dipindah ke unit kearsipan / record center / depo arsip / gudang tahun 2019 sampai tahun 2028, pada tahun 2029 arsip tersebut baru dapat dimusnahakan.

 

 

 

 

artikel
Contoh JRA