Perbedaan Arsip Dengan Sumber Informasi Lainnya

Oleh : Wawan Wahyu Widodo, A. Md

Arsiparis Pelaksana

 

Umumnya, arsip dibedakan dengan jenis informasi lainnya seperti perpustakaan / bahan pustaka. Ada beberapa elemen yang dapat membantu kita untuk membedakan arsip dengan bahan pustaka, seperti fungsi, sasaran, akses, konten, cara mendapatkan, pengelolaan, pengguna (users), perizinan untuk mengakses, ketersediaan dan cara mengakses, prosedur peminjaman, profesi, kualifikasi pendidikan, serta masalah yang dihadapi.

 

Pertanyaan yang timbul selanjutnya adalah apa perbedaan arsip dan bahan pustaka?.

Perbedaan antara Arsip dan Bahan Pustaka dapat dilihat dari tabel berikut ini :

NO

ARSIP

BAHAN PUSTAKA

1

Arsip tercipta dari rekaman kegiatan suatu organisasi atau personal, suatu arsip seringkali keterkaitan informasinya dengan arsip yang lain sebagai satu unit informasi atau kelompok berkas

Bahan Pustaka merupakan materi diskrit, dimana antara satu buku dengan buku lain tidak saling bergantung

2

Arsip tercipta hanya dapat diakses secara terbatas

Bahan Pustaka siapapun boleh mengaksesnya

3

Arsip yang hilang tidak mungkin dapat digantikan keotentikannya dan tidak mungkin diperoleh dari tempat lain

Jika bahan pustaka yang hilang dapat diganti dalam bentuk asli atau tersedia diperpustakaan lain

4

Arsip tidak dapat diperjualbelikan

Bahan Pustaka dapat dijual belikan

5

Arsip berasal dari luar dan dalam lembaga ( eksternal dan internal )

Bahan Pustaka berasal dari luar perpustakaan ( eksternal)

6

Arsip merupakan sumber informasi dari kegiatan-kegiatan lembaga atau perorangan

Bahan Pustaka merupakan sumber informasi pengetahuan yang terekam

7

Arsip tidak untuk dipinjamkan

Bahan Pustaka dapat dipinjam

8

Umumnya bahan yang disimpan adalah berkas yang di buat oleh orang yang berbeda-beda

Bahan Pustaka di tulis oleh pengarang

9

Arsip disimpan sebagai bahan orisinil (primer) sebagai bahan penelitian

Bahan pustaka disimpan untuk kepentingan rekreasi, studi, penelitian

10

Arsip disimpan berdasarkan klasifikasi arsip atau jenis isi informasinya dalam kaitannya dengan lembaga tempat arsip tersebut berada

Klasifikasi berdasarkan kelas sesuai disiplin ilmu atau unitnya

11

Temu balik arsip berdasarkan indeks waktu atau kepentingan

Temu balik pada perpustakaan berdasar pada subyek, pengarang atau judul

12

Arsiparis adalah seseorang yang memiliki

kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi,tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan

pustakawan adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan /atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan  dan pelayanan perpustakaan

 

Fungsi arsip ialah:

  1. Membantu pengambilan keputusan.

  2. Menunjang perencanaan.

  3. Mendukung pengawasan.

  4. Sebagai alat pembuktian.

  5. Memori perusahaan, melestarikan ingatan lembaga/instansi.

  6. Efesiensi instansi/lembaga.

  7. Menyediakan informasi produk.

  8. Sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

  9. Sebagai rujukan historis.

  10. Menyediakan informasi personalia, keuangan, dan sejenisnya.

  11. Memelihara aktivitas hubungan masyarakat.

  12. Arsip juga digunakan untuk kepentingan politik.

  13. Untuk pendidikan. Untuk menyelamatkan diri baik secara fisik maupun rohani.Untuk menelusur silsilah