Oleh : Wawan Wahyu Widodo, A. Md

Arsiparis Pelaksana

 

Pada  dasarnya  ada  beberapa  asas  dalam  pengelolahan  surat  baik  surat masuk  maupun  surat  keluar yaitu  asas sentralisasi,  asas  desentralisasi  atau gabungan  antara  kedua  tersebut.  Untuk  penentuan  asas tersebut  ada  beberapa pertimbangan  misalnya  lokasi  dari  setiap  unit  kerja  apa  berada  dalam  satu atap atau tidak,  volume surat  yang  besar, jumlah  pegawai  dan  pertimbangan  lainnya. Asas-asas tersebut adalah:

 

a. Asas Sentralisasi

Secara  umum  asas  yang  digunakan  oerganisasi  adalah  asas  sentralisasi dalam arti bahwa semua surat masuk dan surat keluar melalui satu unit kerja secara  terpusat  (sentral).  Asas  ini  disebut  juga  asas  satu pintu  atau  one door/gate  policy. Dengan  asas  sentralisasi  ini  akan  lebih  mudah  dalam pengendalian dan penelusurannya,  karena  pencatatan,  penyampaian, dan pengiriman dilakukan secara terpusat juga dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur serta peralatannya. Dengan kata lain bahwa dengan asas ini maka:

1.      Penerimaan  dan  pengiriman  surat,  penggolongan,  pengendalian, dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kersipan.

2.   Surat masuk yang diterima langsung oleh unit pengelola harus disampaikan informasi terlebih dahulu ke unit kearsipan sehingga surat masuk tersebut teregister di unit yang berwenang.

3.      Pengunaan sarana pencatatan surat menjadi lebih efisien.

Dengan  melihat  kondisi  seperti  ini  maka  asas  sentralisasi  sesuai  untuk organisasi  yang  lingkup kerjanya  berada  dalam satu  gedung  atau  satu  atap dengan volume surat yang ditangani relatif kecil.

 

Keuntungan 

Keuntungan asas sentralisasi adalah sebagai berikut.

  1. Adanya keseragaman sistem dan prosedur

  2. Arsip hilang atau kesalahan penyimpanan kecil sekali terjadi, karena arsip dikelola oleh tenaga pengelolaan arsip profesional.

  3. Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali karena akan segera diketahui apakah arsip yang bersangkutan merupakakn duplikasi atau bukan.

  4. Penggunaan ruang dan peralatan arsip lebih efisien dan efektif.

  5. Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancar.

  6. Pengawasan menjadi lebih mudah.

 

Kelemahan

Namun asas sentralisasi memiliki kelemahan sebagai berikut.

  1. Keseragaman asas belum tentu cocok untuk semua unit kerja.

  2. Bagi organisasi kantor yang bagian-bagiannya tidak berada dalam satu kompleks dan terpencar-pencar di beberapa tempat, maka pelaksanaan asas sentralisasi kurang tepat karena pekerjaan menjadi lambat.

  3. Petugas kearsipan belum tentu paham dengan permasalahan-permasalahan unit kerja, sehingga dapat terjadi salah persepsi dalam menilai sebuah arsip.

  4. Kemungkinan arsip tidak dapat ditemukan besar karena arsip hilang atau terselip.

 

b. Asas Desentralisasi

Adalah  kegiatan  pengelolahan  surat  baik  surat  masuk  maupun  keluar sepenuhnya dilakukan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Unit  kerja  bertanggung  jawab  dalam melakukan penerimaan  surat, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat.

Dalam  asas  ini  bagi  organisasi  yang  unitnya terpencar  atau mempunyai kantor  perwakilan  atau  kantor cabang  pada beberapa  tempat  akan  lebih mudah  dan  efisien  jika  dilakukan  secara desentralisasi dimana  masingmasing unit organisasi melakukan kegiatan pengelolaan surat dinasnya.

Kalau hal ini yang terjadi maka yang perlu dicermati adalah harus adanya pembakuan  sistem  dan  prosedur serta  sarana  pencatatan  yang  standar sehingga meskipun dilakukanpada masing-masing unit organisasi tetapi tetap ada standar yang baku secara organisasional. Dengan asas ini maka:

1.      Pengolongan,  pengarahan  dan  pengendalian  surat  dilaksanakan sepenuhnya oleh unit pengelola.

2.      Fungsi  dan  wewenang  unit  kearsipan terbatas  pada  pengelolaan  dan penyimpanan arsip inaktif.

3.      Setiap  unit  pengelola  mempunyai  sarana  pencatatan  surat  masing-masing.


Kelebihan dari asas ini adalah penyampaian surat ke meja kerja menjadi lebih  cepat  dan  surat  tersebut manjadi  lebih  cepat diproses  dan ditindaklanjuti.  Tetapi  sebaliknya  asas  ini  juga  mempunyai kelemahannya yaitu  kemungkinan  terjadinya  ketidakseragaman  sistem  dan  prosedur pengendalian  dan pencatatan  surat  di  samping  tentu  saja  kemungkinan pengunaan sarana dan peralatan yang tidak efesien.

Keuntungan 

Keuntungan asas desentralisasi adalah sebagai berikut.

  1. Unit kerja dapat menerapkan asas pengolahan kearsipan yang sesuai dengan bidang pekerjaan.

  2. Proses kerja lebih lancar sehingga arsip dapat ditemukan lebih cepat.

  3. Penetapan nilai guna arsip lebih tepat.

  4. Setiap karyawan akan lebih berkembang pengetahuannya tentang kearsipan.

 

Kelemahan

Selain keuntungan terdapat juga kelemahan asas desentralisasi yakni sebagai berikut.

  1. Kemungkinan terjadinya ketidakseragaman asas dan prosedur, termasuk peralatan, akan semakin besar.

  2. Kemungkinan banyak arsip yang sama disimpan pada tiap unit kerja.

  3. Tidak adanya pengawasan terhadap pelaksanaan tata kearsipan, khususnya pelaksanaan penataan berkas. Penataan berkas pada unit kerja sering kali tidak diperhatikan, karena kegiatan ini dianggap kegiatan yang kurang penting, sehingga mendapat prioritas terakhir. Akibatnya, arsip seringkali tidak terorganisir secara baik bahkan cendrung kacau.

  4. Kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikuti, sehingga pertumbuhan arsip semakin meningkat memenuhi ruang kerja. Pemusnahan arsip dilaksanakan tidak melalui ketentuan yang berlaku, seringkali terjadi pemusnahan terhadap arsip yang selayaknya dipertahankan. Sehingga tidak jarang organisasi kehilangan barang bukti.

  5. Petugas arsip di unit-unit kerja kurang memiliki pengetahuan dan keterampilan dibidang kearsipan. Hal ini disebabkan pekerjaan kearsipan dianggap bukan pekerjaan pokok mereka.

 

c. Asas Gabungan

Adalah  asas  kombinasi  antara  sentralisasi  dan  desentralisasi  dalam  arti bahwa sentralisasi terhadap prosedur, sistem, peralatan, dan SDM kearsipan yang  dilakukan  oleh  unit  kearsipan  dan  desentralisasi dalam pelaksanaannya.

Asas  ini  terutama  dilakukan  oleh  organisasinya  yang relative besar dengan kegiataan dan bobot pekerjaan yang relatif kompleks dan juga sekaligus untuk mengantisipasi kelemahan-kelemahan  dari kedua asas di atas.

Keuntungan

Keuntungan sistem gabungan ini adalah sebagai berikut.

  1. Keseragaman prosedur dan tata kerja.

  2. Proses kerja lancar, karena arsip aktif berada di unit pengolah.

  3. Efisiensi kerja di unit pengolah, karena adanya pemisahan antara arsip aktif dan inaktif.

  4. Lebih mudah dalam pengendalian dan pembinaanya.

  5. Karyawan di unti kerja dapat bertambah.

 

Kelemahan

  1. Karena diselenggarakan di dua tempat, maka tentu saja peralatan yang digunakan cukup banyak.

  2. Kemungkinan adanya arsip kembar dapat terjadi.

  3. Membutuhkan tenaga yang lebih banyak.