Oleh : Wawan Wahyu Widodo, A. Md

Arsiparis Pelaksana

 

 

Arsip media baru merupakan jenis arsip yang dibuat menggunakan mesin/peralatan dan memerlukan alat bantu untuk melihat informasi yang terkandung di dalamnya.

Adapun jenis-jenis arsip media baru meliputi:

  1. Arsip Rekaman Suara/audio, peralatan yang dibutuhkan untuk menyimpan arsip rekaman suara adalah: Kaset, Radio Tape, CD, DVD, Flash Disk.
  2. Arsip Rekaman Gambar, arsip rekaman gambar dapat berupa gambar situasi, wajah, benda, dan sebagainya. Contoh arsip rekaman gambar adalah: Foto,  adapun media yang dibutuhkan untuk pembuatan dan menyimpannya dapat menggunakan, CD, DVD, Flash Disk, Film. Scanner.
  3. Arsip Rekaman Suara dan gambar (Audio Visual). Arsip jenis ini merupakan arsip film atau arsip gambar yang bergerak dinamis dan memiliki suara. Contoh peralatan untuk membuat dan menyimpan arsip audio visual adalah: CD/DVD, DVD Player, Perojector.
  4. Arsip elektronik, yaitu arsip yang berisi informasi yang dihasilkan oleh perangkat komputer. Perlatan yang digunakan untuk menyimpan arsip jenis ini adalah: Komputer, Laptop, NoteBook, CD, DVD, Flash disk. Hardisk, maupun tempat penyimpanan di Internet semisal Google Drive.
  5. Microfilm, yaitu lembar plastik tembus pandang yang berlapis emulsi berbentuk rel berisi rekaman gambar atau teks ukuran miro.
  6. Microfische, lembar film yang berisi miniatur gambar dalam bentuk frame pada umumnya berukuran 6x4 inci, dapat menyimpan kurang lebih 98 halaman dengan 2 kali pengecilan.

Salah satu keuntungan pengelolaan arsip dengan media baru adalah dapat dilakukan proses pencetakan kembali arsip sehingga arsip asli dapat terjaga dengan baik. Dan dapat dicetak sebanyak yang diperlukan.

Pada arsip media baru tata cara pemeliharaan arsipnya juga berbeda, hal ini disebabkan fisik arsip media baru juga berbeda dengan fisik arsip berbentuk kertas. Salah satu jenis arsip media baru adalah arsip elektronik seperti contoh diatas. Untuk menangani dan memelihara arsip jenis ini memerlukan penanganan khusus.

 

Cara Pemeliharaan Arsip Elektronik

Salah satu pekerjaan dalam kearsipan adalah pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan mengurus arsip dokumen agar dapat bertahan lebih lama dengan cara memperpanjang umur arsip tersebut melalui berbagai cara. Arsip-arsip yang dirawat merupakan arsip yang penting bagi perusahaan/instansi. Terdapat dua kategori perawatan arsip secara umum, Pertama adalah perawatan arsip berbentuk fisik kertas seperti surat, dokumen kontrak, dan lain sebagainya.

Sedangkan yang kedua adalah pemeliharaan arsip elektronik. Arsip elektronik sendiri tergolong jenis arsip baru yang baru dikenal dewasa ini. Contoh media arsip elektronik adalah flashdisk, hardisk, laptop, komputer, dan perangkat penyimpan data lainnya. Bentuk arsip elektronik berbeda jauh dengan arsip kertas oleh karena itu tata cara penanganannya juga berbeda.

Berikut ini tata cara pemeliharaan arsip elektronik.

Pengamanan Informasi
Agar informasi di dalam arsip elektronik tidak jatuh ketangan pihak yang tidak bertanggung jawab, perlu kiranya diberika penanganan khusus untuk arsip jenis ini, kegiatan pengamanan informasi dalam arsip elektronik adalah sebagai berikut:

  1. Menciptakan prosedur standar dalam pengoperasian yang menjamin keamanan terhadap kemungkinan penggunaan informasi yang tidak sah oleh pihak-pihak yang tidak berhak.
  2. Melakukan pemeliharaan perangkat keras (hardware), dan melakukan penyesuaian teknologi secara berkala.
  3. Melakukan pemeliharaan perangkat lunak (software), dan melakukan penyesuaian secara berkala.

Pemeliharaan Fisik Arsip Elektronik

Sedangkan pemeliharaan arsip elektronik dilakukan agar fisik arsip tidak rusak. Karena jika fisik arsip rusak biasanya data yang berada di dalam fisik arsip elektronik pun ikut rusak pula. Berikut cara pemeliharaan fisik arsip elektronik tersebut:

  1. Penggunaan perangkat keras (komputer,laptop,hardisk, flashdisk), dengan baik sesuai prosedur.
  2. Menggunakan software asli (bukan bajakan)
  3. Mem back up data secara berkala
  4. Menyimpan arsip elektronik di tempat yang terlindung dari medan magnet, debu, panas yang berlebihan, dan air.
  5. Menjaga kestabilan suhu tempat arsip tersebut berada, rata-rata antara 11-22 C dan kelembapan antara 45-65% RH.

Dengan menerapkan pemeliharaan arsip elektronik dengan baik, diharapkan data informasi penting yang berada pada arsip elektronik akan bertahan lama sekaligus melindungi data tersebut dari pihak lain yang tidak berkepentingan.